Die Situation ist nicht neu. Seit Jahren kehren wir nach der Corona-Zwangspause wieder in unsere Büros zurück. Gefühlt ist das ein noch immer laufender Prozess – warum fällt uns das so schwer und was können wir tun?
Wie ist die aktuelle Situation?
Die Corona-Nummer ist nur ein Aspekt eines komplexeren Problems. Durch die lange Zeit im Homeoffice haben sich Gewohnheiten gebildet. Unser Leben hat sich der Situation angepasst. In Familien wechseln sich die Elternteile bei der Kinderbetreuung ab. Das allein ist ein Punkt, den wir nicht mal eben so im Vorbeigehen ändern.
Die zweite Facette dieser Herausforderung ist, dass unsere Unternehmen während der Homeofficezeit Teams sehr viel verteilter gestaffed haben. Es ist nicht selten, dass wir mit Kolleg*innen aus Hamburg, München, Köln und Kleinhinterobertupfingen am Inn in einem Team zusammenarbeiten. Solange alle von Zuhause gearbeitet haben, war das alles kein Problem, nun müssen aber Personen aus Hamburg regelmäßig nach München ins Büro kommen. Damit haben wir Anreise und oft genug auch Übernachtungen.
Der dritte Punkt ist die Reduktion von Büroflächen. In seeehr vielen Unternehmen ist die Zeit vorbei, in der man seinen festen Schreibtisch hatte. Flächen und Büroausstattung sind teuer. Unternehmen möchten diese Kosten reduzieren – nachvollziehbarerweise. Dadurch entsteht nur eine für die Mitarbeiter*innen als unangenehm empfundene Situation, dass man sich weder seinen Platz noch seine Nachbarn aussuchen kann. Dazu kommt, dass die Flächen knapp bemessen sind. Als Beispiel: wir haben Büroarbeitsplätze für 40% der Mitarbeiter*innen und eine Anwesenheitspflicht von zwei Tagen pro Woche. Passt genau, aber … an Freitagen hat niemand Lust auf den Freitagnachmittagswochenendverkehr, und damit geht es an den übrigen Tagen eben nicht mehr auf. Wer zu spät kommt, hat Pech und bekommt noch den letzten Platz zwischen Klo und Aufzug.
Ich könnte mich hier der These anschließen, dass das, was wirtschaftlich sehr viel Sinn ergibt, für die Mitarbeitermotivation überhaupt keinen Sinn ergibt, aber das ist eine vollkommen andere und sehr viel globalere Diskussion. Wir gehen heute in eine praktische Richtung, dafür müssen wir aber die Situation verstehen.
Zu guter Letzt finden wir noch den Unwillen unserer Kolleg*innen. Homeoffice ist bequem. Diesen Aspekt können wir weder leugnen noch ignorieren. Und dort, wo wir hart argumentieren und sagen, der Arbeitgeber gibt die Regeln vor – Arbeit ist kein Ponyhof, und wir kommen Euch schon entgegen, indem wir zwei Tage Homeoffice pro Woche gewähren – finden wir trotzdem große Widerstände, und der Grund dafür ist schlicht, dass wir für das Empfinden der Mitarbeiter eine Situation verschlechtern.
Das Argument lautet: es macht überhaupt keinen Sinn, ins Büro zu gehen, wenn meine Kollegen dort eventuell auch ganz woanders sitzen oder an anderen Tagen in der Woche im Büro sind.
Wir haben in den vergangenen Monaten und Jahren viel Fluktuation erlebt. Personen, die überhaupt kein Problem damit hatten, aus dem Homeoffice für ein Unternehmen zu arbeiten, das seinen Sitz irgendwo in Deutschland hat, haben sich neu orientiert und sich einen Arbeitsplatz näher an ihrem Wohnort gesucht. Die Wohnortverteilung unserer Kolleg*innen ist nicht mehr unser Hauptproblem. Das war es am Anfang, aber inzwischen hat es sich weitestgehend aufgelöst. Man hat sich arrangiert – entweder durch einen neuen Job oder durch weite Wege.
Auch dass wir keine festen Arbeitsplätze mehr haben, hat sich weitestgehend aufgelöst. Wir finden immer dieselben Personen und Organisationseinheiten auf denselben Plätzen. Auch wenn es keine festen Plätze gibt, findet man Team A immer im dritten Stock in der südwestlichen Ecke am Fenster mit Blick auf den Fluss. Montags und dienstags. Mittwochs und Donnerstags sind da Personen aus dem Marketing.
Und freitags keiner, weil unsere Büros dann Geisterstädte sind.
Und wehe, man ist mal ganz früh im Büro und setzt sich auf einen dieser Plätze. Unsere Kolleg*innen haben ein eigenes Regelset entwickelt – ohne unser Zutun und ohne Steuerung aus dem Management. Gewissermaßen ein archaisches Regelset verbunden mit einem nicht zu leugnenden Revierdenken, aber es funktioniert irgendwie. Das genügt mir als Grund, das nicht ändern zu wollen.
Für mich ist dies der wichtigste Punkt: die Regeln haben sich geändert – das muss ich akzeptieren. Das ist auch gleichzeitig mein erster Ansatzpunkt. Wir haben noch immer Widerstände gegen bestehende Anwesenheits- und Homeofficeregeln. Immer wieder wird das diskutiert. Immer wieder taucht das in Retros auf. Immer wieder wird das hinterfragt, und warum wird das überhaupt gemacht, und es ist sowieso sinnlos.
Ich diskutiere da nicht mehr mit, und ich breche die Beschwerdediskussion auch ab. Die Regel ist da, und wir können sie nicht ändern. Es gibt noch immer Flecken – und das will ich keinesfalls leugnen – wo wir schwierige Situationen haben, weil da jemand aus Bremen in München arbeitet, und die Anreise wirklich zum Kotzen ist, wir diese Person aber auch auf Knien anflehen, sich keinen neuen Job zu suchen, weil das ein wertvoller Wissensträger ist. Andere haben eine schwierige Situation Zuhause und kriegen jede Woche graue Haare, wenn sie die Kinderbetreuung organisieren müssen.
Mit diesen Fällen setzen wir uns immer auseinander. Das tun wir konstruktiv und sachlich und frei von Emotion, auch wenn es eventuell ein emotionales Thema ist. In den allermeisten Fällen sind auch die Führungskräfte zu konstruktiver Mitarbeit und Kompromissen und allem möglichen bereit. Wichtig ist eben, dass wir konstruktiv und sachlich und kompromissbereit sind und einen Vorschlag als Diskussionsgrundlage mitbringen. Das könnte beispielsweise so aussehen, dass eine Person mit extrem weiter Anreise nicht jede Woche zwei Tage im Büro verbringt, sondern alle zwei Wochen vier Tage. Das spart zumindest Reisekosten und signalisiert dem besonders wertvollen Mitarbeiter auch Wertschätzung. Unterschätzt diesen Aspekt nicht. Wertschätzung ist nicht nur ein gelegentliches lobendes Wort, sondern ganz besonders auch tatsächliche Handlung.
Vielleicht klingt das für Euch albern, aber das ist die Ebene, auf der wir diskutieren müssen, denn es wird nicht passieren, dass eine einzelne Person dauerhaft komplett von der Anwesenheitspflicht im Büro freigestellt wird. Wir hätten dann nämlich sofort wieder eine Grundsatzdiskussion, warum das für eine Person möglich ist, nicht aber für alle. Diese Diskussion würde ich selbst vermeiden wollen, damit drehen wir uns fröhlich im Kreis.
Eine Sache, zu der ich Euch dringend raten möchte: Sonderregeln, die wir nur durch das Team decken, sind immer problematisch. Egal was Ihr tut, legitimiert es. Alles kommt irgendwann ans Tageslicht, und eine Regelverletzung, die durch eine Gruppe gedeckt wird, kann wirklich böse Folgen haben.
Der eigentlich dickste Brocken, ist die Tagesverteilung. Wir fragen im Team, an welchen beiden Tagen wollen wir gemeinsam im Büro sein, weil es natürlich Sinn macht, gemeinsame Tage zu haben, weil wir nur so das tun können, was sich unsere Organisationen von der Anwesenheitspflicht versprechen: das wir miteinander sprechen.
Die Antworten sind leider meistens ernüchternd. Für eine Person passen Montag und Donnerstag am besten, für eine andere Dienstag und Mittwoch, weil wir hier wieder den allerersten Aspekt haben: unser Leben hat sich angepasst. Sehr oft ist hier der Grund die Kinderbetreuung, weil wir in Partnerschaften leben, die auch einige Tage in der Woche im Büro sitzen.
Wir bekommen das im gesamten Team nicht aufgelöst. Wir bekommen einzelne Tage hin, weil man mit Vorlaufzeit immer einzelne Tage hin und her schieben kann. Eine dauerhafte Regelung schaffen wir aber nicht – oft genug versucht, hat nie funktioniert.
Was wir aber hinkriegen, sind Kleingruppen. Ein Teil ist montags und dienstags da, ein anderer Teil mittwochs und donnerstags. Sinnvollerweise finden wir jetzt wieder einen Kompromiss. Idealzustand wäre, dass sich Anwesenheit nach der gemeinsamen Arbeit richtet. Da das aber nur bedingt möglich ist, macht es Sinn, gemeinsame Arbeit – soweit möglich – nach Anwesenheit auszurichten. Wir kehren damit die Logik gewissermaßen um. Und natürlich ist das nur begrenzt möglich, weil da auch immer Skill mitspielt. Dennoch füllen wir so eine Anwesenheitsregel, die für viele Personen noch immer ein Aufreger ist, mit mehr Sinn.
Bilden sich so Subteams?
In gewisser Weise ja, der Effekt ist aber in den allermeisten Fällen überschaubar, weil wir nicht immer gemeinsame Arbeit nach Anwesenheit ausrichten können, wir das auch nicht immer zwanghaft tun sollten, um genau der Subteambildung entgegenzuwirken. Zusätzlich haben wir Dailies, zusätzlich haben wir gemeinsame Refinements, zusätzlich haben wir andere Themen, die wir in anderen Personenkonstellationen umsetzen.
Was habe ich also wortreich bisher gesagt? Eigentlich nur, dass wir das Beste aus der Sache machen müssen, und dass alles ein Kompromiss ist.
Wenn Ihr mehr erfahren wollt, oder Unterstützung braucht, sprecht mich einfach an.
