Wenn man als frischgebackener Scrum Master ein Team übernimmt, stellt man sich viele Fragen. Wir sprechen heute nicht über den Methodenkoffer, sondern über die ganz profanen Werkzeuge. … und wenn alle im Homeoffice sind, ändert sich sowieso alles.
Über unserem Hauptwerkzeug steht der Begriff »Transparenz«. Wir wollen dafür sorgen, dass wir sowohl innerhalb des Teams als auch nach außen hin Klarheit und Übersichtlichkeit haben. Beginnen wir also mit dem Backlog und dem Sprintboard.
Gehen wir für den Anfang mal davon aus, dass wir alle in einem Büro zusammensitzen würden. In dem Fall wäre es die einfachste Option, Post-Its auf eine Wand zu kleben. Ein Bereich ist unser Backlog, in dem wir alle Kärtchen untereinander aufhängen, was unsere Priorisierung symbolisiert. Einen anderen Bereich teilen wir in ein paar Spalten ein und machen damit daraus unser Sprintboard.
Man könnte es dabei belassen, aber es hätte ein paar Nachteile:
Zum einen ist der Platz auf einer Karte begrenzt, und man kann auch nur sehr schwer Dateien anhängen. Zum anderen müsste jeder, der Irgendetwas erfahren will, vor der Wand stehen, was sich natürlich nur schwer mit Homeoffice verbinden ließe, aber auch schon für jeden Kollegen, der nicht im selben Raum sitzt, zum kleinen Problem wird.
Wir benötigen also auch irgendein digitales geteiltes Medium, und wir brauchen nicht lange drumherum zu reden, dass Jira mit weitem Abstand der Marktführer ist. Das ist ein mächtiges Werkzeug, das sehr viele Dinge kann, von denen man nicht alle brauchen wird, und es erfordert auch einige Einarbeitungszeit, wenn man eine Administratorrolle übernimmt.
Hier findet Ihr eine Übersicht von Videos zu diesem und anderen Themen
Aus meiner Erfahrung heraus ist es eine gute Wahl, weil ich sowohl alles damit tun kann, was ich will, als auch überall Hilfe bekomme, weil es so weit verbreitet ist. Eine weitere große Stärke sind zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten, die Ihr im Laufe der Zeit immer mehr zu schätzen lernen werdet.
Wer kein Geld ausgeben möchte, kommt um Arbeit nicht herum. Open Source Jira Alternativen sind z.B. OpenProject (Community Edition) oder Redmine. Die müsstet Ihr selber hosten.
Eine weitere Alternative, die ich jedoch nicht empfehlen würde, ist trello. Kostenlos und sehr einfach zu bedienen, aber dafür mit sehr eingeschränktem Funktionsumfang. Versteht mich nicht falsch: es ist kein schlechtes Tool. Ganz im Gegenteil: ich mag trello und nutze es sogar, jedoch lediglich für mich selbst. Im Kontext einer komplexeren Organisation reicht es mir nicht.
Ihr habt also die Wahl zwischen Kosten, Arbeit und wenig Leistung. Wofür Ihr Euch entscheidet, bleibt natürlich Euch überlassen, ich würde jedoch mit dem Strom schwimmen und auch auf das Jira-Pferd setzen.
Ich habe auch schon Teams gesehen, die ein geteiltes Excel-Sheet nutzen. Auch das kann man selbstverständlich machen. Es ist natürlich umständlich, wird relativ schnell unübersichtlich, und Auswertungen sind auch nur sehr schwer möglich, aber es ist besser als nichts.
Nichts ist die einzige Alternative, die wir nicht haben.
Mit einem Projectmanagementtool haben wir das Transparenzthema abgehakt. Die Wand mit Post-Its im Büro würde ich dennoch ebenfalls nutzen. Sie ist eine gute Hilfe in unserem Daily. Darüber hinaus ist sie präsent und ständig sichtbar. Wenn wir sehr modern sind, haben wir auch einen (sehr großen) Monitor als Alternative. Wir sollten dann die Möglichkeit haben, im Daily auch gemeinsam daran zu arbeiten.
Die analoge Wand mit Kärtchen bedeutet natürlich einen gewissen Mehraufwand, der sich jedoch in Grenzen hält. Der Nutzen wiegt das bei weitem auf.
Gebt ein wenig mehr Geld aus, kauft supersticky Post-Its von einer Marke. Alles andere ist Müll und fällt ständig runter. Wenn man zum dritten Mal alles vom Boden aufsammeln, sortieren und wieder aufkleben muss, geht das wirklich jedem gehörig auf den Zeiger.
Neben dem Board und dem Backlog brauchen wir eine gemeinsame Dateiablage und im Idealfall auch einen gemeinsamen Workspace (mindestens als Knowledge Base). Marktführer ist hier Confluence (stammt ebenfalls von Atlassian – also den Jira Machern, arbeitet daher natürlich auch gut mit Jira zusammen). Nachteil bleiben demnach Kosten und Einarbeitungszeit.
Wer kein Geld ausgeben möchte, muss natürlich Arbeit investieren. Die einfachste Option ist es, ein eigenes Wiki aufzusetzen.
Bei der Dateiablage werdet Ihr wahrscheinlich Unterstützung von Euren Admins brauchen, was Freigaben usw. angeht, aber die ganze Sache hat eben einen nicht unerheblichen Sicherheitsaspekt. Wir arbeiten mit vertraulichen Daten, die wir schützen müssen, und wozu es in Eurer Organisation wahrscheinlich Vorgaben gibt.
Die Möglichkeiten, was man hier alles tun kann, sind endlos, aber es wird bereits Irgendetwas im Unternehmen geben, das wir nutzen können.
Für unsere Retrospektiven und auch andere Besprechungen im virtuellen Raum ist ein digitales Whiteboard sehr hilfreich. Ich benutze ganz schlicht Microsoft Whiteboard und ein Grafiktablett. Das gemeinsame Arbeiten auf einem Board funktioniert sehr gut. Auch hier haben wir natürlich Alternativen. Miro fällt mir just ein. Im Open Source Bereich lohnt sich vielleicht ein Blick auf OpenBoard.
Wenn wir analog in Präsenz arbeiten, brauchen wir ebenfalls große Whiteboards. Pinwände helfen nur bedingt. Flipcharts sind mir einfach zu klein. Wir brauchen sehr oft sehr viel mehr Platz.
Für Eure Präsenznummern solltet Ihr Euch einen kleinen Moderatorenkoffer zusammenstellen. Das muss nicht zwingend ein Koffer sein, im Zweifel genügt auch eine Box. Eine Tasche ist keine gute Idee, weil man immer ewig nach allem suchen muss.
In meinem Koffer befinden sich:
Jede Menge Whiteboardmarker (ausschließlich Whiteboardmarker, weil es keinen Spaß macht, das Whiteboard zu putzen, wenn man aus Versehen zum Permanent Marker gegriffen hat), jede Menge Post-Its in unterschiedlichen Farben in Klein und Groß, Moderationskarten in unterschiedlichen Farben und Pinnadeln (mit den großen Köpfen), eine Schere, Klebeband, Malerkrepp und noch etwas mehr Kleinkram. Mit dieser Ausstattung ist man ganz gut sortiert.
Mehr Material und Werkzeuge könnt Ihr für Euch und Euer Team immer besorgen, aber mit diesen Dingen hab Ihr das Nötigste abgedeckt.
Wenn Ihr mehr erfahren wollt, oder Unterstützung braucht, sprecht mich einfach an.
