Wie oft befinden wir uns in der Situation, dass wir einer endlos langweiligen PowerPoint Präsi lauschen, dabei sehr aufmerksam aussehen, innerlich aber schon halb eingeschlafen sind und uns sagen, dass wir das so viel besser machen könnten. Komischerweise denken alle anderen genau dasselbe, wenn wir an der Rehe sind, unsere Präsentation zu halten.
Um das mögliche Missverständnis gleich eingangs aus dem Weg zu räumen: Hier wird es keinesfalls um Tipps und Tricks und geheime Wege und Einstellungen in PowerPoint gehen. Zum einen ist das ganze Web voll mit Anleitungen und HowTos – da muss ich nicht auch noch meinen Senf dazu geben (da haben Andere auch sehr viel mehr Ahnung), zum anderen ist PowerPoint nichts weiter als ein Werkzeug. Wenn ich nicht weiß, wozu ich es einsetze, und was ich erreichen will, nützt mir jede Virtuosität im Umgang mit einem beliebigen Werkzeug die Quersumme aus nix.
Ich würde sogar so weit gehen, davor zu warnen, zu viel mit den Möglichkeiten von PowerPoint zu spielen, weil es als genau das empfunden wird: als unnötige Spielerei, die im schlimmsten Fall (und der tritt sehr viel früher ein, als uns lieb ist) von den eigentlichen Inhalten ablenkt. Wir dürfen nämlich eine Sache niemals vergessen: Unsere Zuschauer sind nur äußerst begrenzt aufnahmefähig.
Hier kommen wir zum ersten wichtigen Punkt: Reduktion.
Ich weiß, dass Ihr viel zu sagen habt. Ich weiß, dass Ihr viel mitteilen wollt und wahrscheinlich auch könnt, aber Eure Zuhörer können leider nicht besonders viel aufnehmen. Das liegt nicht daran, dass wir eine Herde von Volltrotteln vor uns haben (zumindest meistens), sondern schlicht an den natürlichen Möglichkeiten des Menschen. Vergesst bitte nicht, dass Eure Zuhörer nur mit Informationen gefüttert werden. Sie erarbeiten sich nichts selbst. Sie arbeiten nicht damit. Sie haben nur einen audiovisuellen Input, den sie verarbeiten müssen.
Jede PowerPoint Spielerei, jeder besondere Seitenübergang, jede Animation ist eine zusätzliche Information, die verarbeitet werden muss. Bereits die unbewusste Fragestellung brauche ich das jetzt, und ist das wichtig ist eine Form einer Informationsverarbeitung. Das nimmt Ressourcen von den wichtigen Informationen weg.
Psychologie und Pädagogik wissen schon seit langer Zeit, dass die Informationseinbahnstraße, also das Füttern mit einem audiovisuellen Input, hohe Verluste mit sich bringt. Die meisten Informationen bleiben auf der Strecke. Für uns bedeutet das, dass wir nicht nur alle unnötigen Spielereien weglassen (bis auf die eine, mit der wir unser Zuhörer aus ihrem Trott holen), sondern dass wir uns auch auf ganz wenige Kernaussagen beschränken: maximal drei Stück – ganz egal, wie viel Zeit wir für unseren Vortrag haben. Mehr bleibt bei unseren Zuhörern sowieso nicht hängen.
Der zweite wichtige Punkt: das Herausarbeiten der Kernaussagen.
Wir haben viel zu sagen, und tun es oft genug auch. Dann enden wir bei zwanzig Slides, oder manchmal noch viel mehr, und alle Informationen auf allen Seiten sind gleich wichtig. Für uns selbst mag vollkommen klar sein, was unsere Kernaussage ist, aber unsere Zuhörer können das nicht ahnen. Für die ist alles erst einmal gleich wichtig, weil es gleich präsentiert wird. Für die gehen die wichtigen Aussagen im Sumpf der eigentlich unterstützenden Aussagen unter.
Wenn wir unsere Zuhörer am Ende fragen, was war für dich das Wichtigste, sollte eigentlich jeder die gleiche Antwort geben. Wir werden aber feststellen, dass die Antworten sehr unterschiedlich ausfallen, weil wir keine Anhaltspunkte geben, was wirklich wichtig ist, und damit dem Publikum die Entscheidung überlassen.
Dem Zuhörer die Entscheidung zu überlassen, was er für wichtig hält, ist aber eine ganz dumme Idee. Schließlich verfolgen wir ein Ziel. Wir wissen, was wir im Kern aussagen wollen, und wissen hoffentlich auch, was wir mit unserer Präsentation erreichen wollen. Wir müssen also dafür sorgen, dass unsere Kernaussagen besonders gewichtet sind.
Auf der einen Seite machen wir das im Slide selbst kenntlich, auf der anderen Seite sollten wir unser Kernaussagen wiederholen – möglicherweise am Ende in einer Kurzzusammenfassung.
Der dritte wichtige Punkt: Reduktion der einzelnen Slides.
Kein Mensch mag Textwüsten. Zu viel Text auf einer Seite, oder auch eine komplexe vollgestopfte Tabelle, ist anstrengend und wenig attraktiv. Wir machen es so unserem Zuhörer doppelt schwer, die Informationen aufzunehmen. Unsere Kernaussage bekommt beispielsweise eine ganze Seite für sich, auf der nur ein einzelner Satz steht. Vielleicht noch eine unterstützende Abbildung, aber nicht mehr als das. So haben wir nicht nur die Kernaussage besonders betont, wir haben auch die Informationsaufnahme vereinfacht.
Es hat nicht nur keinen Sinn, es schadet uns sogar, wenn wir versuchen, einzelne Slides zu sehr zu füllen. Auch wenn wir viel zu sagen und zu zeigen haben, stellen wir uns immer die Frage, welche Information wir weglassen können. Um unsere Kernaussagen zu untermauen, benötigen wir auch nicht mehr als zwei oder drei Punkte. Wir brauchen keine zwanzig – das überfüttert und überfordert.
Aber zurück zu einem einzelnen Slide: wir möchten, dass unsere Zuschauer die Informationen möglichst leicht aufnehmen und verarbeiten können. Dafür müssen wir sie gliedern, einfach und knapp formulieren und eine möglichst gute Lesbarkeit herstellen, womit wir bei Schriftgrad, Font und Farbe wären. Hier gilt ganz einfach: schwarze Schrift (oder sehr dunkles grau, sehr dunkles blau etc.) auf hellem Grund, simple Leseschrift (also keine Fraktur oder so ein Blödsinn, also Fonts, die für Headlines gedacht sind), und zu guter Letzt eine bequeme Lesegröße.
Der vierte wichtige Punkt: eine Präsentation folgt einer Dramaturgie.
Im Idealfall erzählen wir in gewisser Weise eine Geschichte. Unser Aussagen und die damit verbundenen Slides bauen aufeinander auf und enden mit der Kernaussage. Sie führen uns also über zwei oder drei herleitende Informationen zu unserer Kernaussage. Haben wir mehr als eine dieser Kernaussagen, beginnt nun das Spiel erneut. Wir bauen wieder (wenige) Informationen aufeinander aus, bis wir zur nächsten kommen. Spätestens nach dreien ist Schluss, weil unsere Zuhörer sowieso nicht mehr als drei Aussagen aufnehmen können.
Wir benötigen jedoch die Herleitung dieser Kernaussagen, um diesen mehr Gewicht zu verschaffen.
Um den eigentlichen Inhalt herum, stricken wir eine Art Rahmen, indem wir mit einer Einleitung beginnen, in der wir unseren Zuhörern kurz erklären, was der Sinn und Zweck dieser Präse wird. Dann folgt vielleicht ein kleiner Blick auf Kontext und Rahmenbedingungen, damit die folgenden Aussagen in ein größeres Bild eingeordnet werden können.
Ebenso haben wir ein Ende, in dem wir unsere Kernaussagen noch einmal wiederholen, bevor wir uns für die Aufmerksamkeit bedanken und zum Schluss kommen. Am Ende bringen wir auch das Angebot unter, uns bei weiteren Fragen direkt anzusprechen. Hier verweisen wir auf Dateien und Ablageorte usw. für diejenigen, die tiefer in die Materie einsteigen wollen.
Der fünfte wichtige Punkt: warum das Ganze
Wie eben schon kurz gesagt, haben wir eine Einleitung, in der wir die Motivation für diese Präsentation herausstellen. Wollen wir eine Entscheidung vorbereiten? Welche? Wollen wir einfach nur informieren? Warum?
Hier findet Ihr eine Übersicht von Videos zu diesem und anderen Themen
Diese Information hilft unseren Zuschauern bei der Einordung des Gesehenen. Es verleiht Kontext. Wir geben ihnen hier auch die Möglichkeit, eine erste eigene Entscheidung zu treffen. Vielleicht sind sie an einer reinen Information nicht interessiert, werden aber sehr wohl aufmerksam, wenn es um die Vorbereitung einer Entscheidung geht. Diese Entscheidung können wir niemandem abnehmen, und wir sollten es auch nicht versuchen. Hört zu – das ist wichtig für Euch ist eine ganz blöde Idee. Wir machen durch unsere Einleitung klar, für wen es wichtig ist und warum.
Und zum Schluss das Wichtigste: wir selbst.
Lesen können unsere Kollegen selbst. Wenn ich nur vorlese, was auf den Slides steht, kann ich mir das auch sparen. Es wird dadurch nur sehr langweilig für alle anderen. Wir sollten uns viel mehr klar machen, dass wir zwei Wege haben, ein und dieselbe Information zu transportieren: das Visuelle über unsere Slides und das Akustische über unsere Stimme. Wenn Beides absolut identisch ist, verschenken wir viel Potential. Ich sollte mich also bemühen, mit meiner Stimme die Aussagen auf den Slides mit anderen Worten auszudrücken. Das ist eine der wenigen Chancen, die ich habe, die Informationsaufnahme zu verstärken.
Dazu ist es selbstverständlich nötig, frei zu sprechen. Das fällt nicht jedem leicht, lässt sich aber trainieren. Je unsicherer ich dabei bin, desto mehr Hilfsmittel brauche ich – zum Beispiel in Form kleiner Moderationskarten, und desto mehr sollte ich meinen Vortrag vielleicht vorher üben.
Nur ein Beispiel: freies Sprechen fällt mir nicht schwer. Dennoch halte ich jede Präsentation mindestens dreimal. Einmal live, wenn es drauf ankommt, und zwei- oder sogar mehrmals, wenn ich unterwegs bin. Ich verbringe viel Zeit auf der Autobahn. Dann läuft die Präsentation während der Fahrt komplett im Kopf ab. Ich spreche dabei laut. Im Auto hört mich ja sonst niemand.
Üben hilft.
Hot Euch auch Feedback zu Eurer Stimme. Auch wenn wir glauben, laut und deutlich u sprechen, sehen unsere Zuschauer das möglicherweise ganz anders – und auf die kommt es am Ende an.
Und ganz nebenbei: versucht nicht zu viel mit Eurem Publikum zu interagieren. Sieht immer blöd aus, wenn keiner mitmacht.
Kernaussagen: Wir reduzieren unsere Präsentation auf wenige Kernaussagen, die wir besonders herausarbeiten. Jede Präsi folgt dabei der Dramaturgie aus Einleitung, Herleitung der Kernaussage, Kernaussage selbst und Abschluss mit Zusammenfassung und Verweis auf weitere Informationen bzw. Möglichkeiten zur direkten Kontaktaufnahme.
Wenn Ihr mehr erfahren wollt, oder Unterstützung braucht, sprecht mich einfach an.
