Die meisten Meetings dienen dazu, gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Doch wenn das ohne Struktur und ohne Methode geschieht, ist der Prozess schwerfällig und frustrierend, und am Ende wollen wir uns alle gegenseitig umbringen. Wenn wir Glück haben, kommt nach etlichen Stunden eine Entscheidung heraus, mit der niemand wirklich glücklich ist. Dabei machen wir es uns unnötig schwer, weil wir glauben, es uns einfach machen zu können. Alles, was wir brauchen, ist ein wenig Methode.
Seid ehrlich: wie oft seid Ihr Teil eines Meetings, in dem Ihr ohne Struktur, ohne Methode und ohne Moderation versucht, eine gemeinsame Entscheidung zu treffen? Wenn der Abteilungsleiter sagt »ich moderiere das«, ist das im Allgemeinen keine Moderation. Dazu gehört wesentlich mehr. Ein Moderator ist immer auch ein Facilitator – also derjenige, der durch seine Tätigkeit alle dabei unterstützt, zu einem Ergebnis zu kommen.
Er ist derjenige, der die Diskussion strukturiert, eine passende Methode zur Hand hat und im Zweifel die Teilnehmer auch wieder einbremst. Das alles kann man lernen, man muss es allerdings auch lernen. Das kann niemand einfach so aus dem Stehgreif tun. Mein erster Hinweis ist also, dass jedes Meeting, das ein Ziel verfolgt, eine vernünftige Moderation braucht, und wenn ein Meeting kein Ziel verfolgt, dann brauchen wir auch kein Meeting.
Natürlich weiß ich, dass es sehr schwer ist, dabei konsequent zu sein. Zuerst einmal müssten wir alle davon überzeugen, dass die Rolle des Moderators höchst wertvoll ist. Sehr oft sind unsere Kollegen noch der Meinung, dass ein Moderator unnötig sei, weil auch einer der Teilnehmer diese Rolle übernehmen könnte.
Dass das ein Irrtum ist, müssen wir sehr vorsichtig formulieren: Als Teilnehmer kann man nicht neutral sein. Die Moderation muss jedoch neutral sein, weil sie sonst immer zwischen der Rolle des Facilitators – also des Methodikers – und der Rolle des Teilnehmers hin- und herspringen muss.
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Solltet Ihr Euch in Euren Organisationen in dieser Situation wiederfinden, dass Kollegen einen Moderator für unnötig halten, dann kommt Ihr eigentlich nur weiter, indem Ihr ihnen zeigt, wie es anders geht, also Euch selbst als Moderator anbietet (wenn Ihr das auch könnt), Euch demnach nicht an der Diskussion beteiligt, aber Eure Kollegen mit Struktur und Methode zu einem besseren und schnelleren Ergebnis führt.
Manchmal muss man leider den langen Weg gehen.
Natürlich müssen wir nicht jedes Treffen, an dem zwei Personen teilnehmen, moderieren. Auch zu dritt kommt man meistens noch ohne Moderator aus, weil man in so kleinen Gruppen einfach anders miteinander kommuniziert. Ein Aspekt dabei ist, dass man beispielsweise weniger zur Selbstdarstellung neigt. Wir müssen nicht drumherum reden, dass uns das in vielen Meetings begegnet, und leider ist das auch ein Zeitfresser. Wenn Kollegen viel reden, ohne etwas zu sagen, nur weil sie irgendwie präsent sein wollen, bringt uns das nicht weiter.
Kommen mehr als drei Personen zusammen, würde ich immer einen Moderator hinzuziehen. Gelingt es Euch einige Male, die Meetings für Eure Kollegen durch Eure Moderation effektiver und effizienter zu machen, werdet Ihr bald nicht mehr fragen müssen, ob ein Moderator die Sache übernimmt, sondern es wird eher um das Wer gehen. Die Erwartung wird sein, dass Ihr die Rolle auch weiterhin übernehmt. Ihr müsst dann selbst entscheiden, ob das für Euch in Ordnung ist.
Wenn ich in einer Organisation Scrum Master oder Agile Master oder sonstwas bin, dann bin ich auch gern bereit, Moderationen zu übernehmen, wenn das nicht mit meiner eigenen Organisationseinheit kollidiert. Ich werde also das Planning meines eigenen Teams nicht verschieben, um irgendwo eine Moderation zu übernehmen. Ansonsten übernehme ich diese Dinge jedoch gern, weil ich so auch in anderen Teilen der Organisation strukturiertes aus sich selbst lernendes Vorgehen vorantrieben kann. Moderation gehört für mich zur Rolle eines jeden Agilen.
Ganz besonders wenn ich auf den skalierten Ebenen eines Unternehmens unterwegs bin, moderiere ich Meetings mit der Geschäftsführung sehr gern, weil uns das nur Unterstützung für unsere Methoden sichert, wenn wir unseren Job gut machen. Auf dieser Ebene sind Meetings jedoch häufig auch etwas schwieriger, und ich würde keinem unerfahrenen Moderator dazu raten.
Es ist sehr oft sehr viel mehr Politik im Spiel, und die handelnden Personen sind andere. Euer Verhalten und Eure Methoden müssen sich dem anpassen. Ihr braucht beispielsweise sehr viel Selbstsicherheit, ohne dominant aufzutreten. Mit ein wenig Erfahrung kriegt man das alles hin, aber ein Meeting des Executive Boards sollte nicht Eure allererste Aufgabe sein. Das wird nur in die Hose gehen und in Tränen enden.
Nachdem wir uns darauf geeinigt haben, dass wir immer eine Moderation brauchen, schauen wir jetzt einmal in die Struktur:
Wenn wir versuchen, mit mehreren Personen eine Entscheidung zu treffen, stellen wir oft fest, dass die Diskussionen vollkommen durcheinander laufen. Die ersten sind schon mitten in der Lösungsfindung, während andere noch nicht einmal das Problem verstanden haben. Da nicht sichtbar festgehalten wird, was bisher gesagt und festgestellt wurde, wird alles dreimal gesagt. Diese Dinge machen eine Diskussion langsam und anstrengend.
Unser erster Schritt besteht also darin, unsere Entscheidungsfindung sauber zu strukturieren. Dabei entstehen mehrere klar voneinander abzugrenzende Phasen: Verstehen, Vorschläge sammeln, Vorschläge bewerten, Entscheiden, nächste Schritte vereinbaren.
Im Grundsatz logisch, nicht wahr?
Ebenfalls wichtig ist, dass wir alles auch visualisieren. Wenn wir einfach nur sprechen, werden wir irgendwann durcheinander geraten, uns wiederholen und ganz schnell jede Struktur verlieren. Ich rate Euch dringend dazu, dass ihr als Moderator auch der Schreiber seid – sei es am Whiteboard, am Flipchart oder am supergeilen Surface.
Wenn Ihr selbst schreibt, habt Ihr das Tempo im Griff, Ihr habt also zwei ganz wichtige Instrumente: »nicht so schnell, ich muss das erst notieren« und »ich habe verstanden blablabla – kann ich das so aufschreiben?«
Allein der Aufwand, einem Schreiber zu erklären, wie Ihr die Sache gern visualisiert hättet, ist Grund genug, es selbst zu tun.
Ich bin kein Fan von Flipcharts, weil die einfach zu klein sind. Wir wollen alles Wichtige aus dem gesamten Meeting ständig sichtbar halten. Das brauchen wir, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Ist ein Flipchartblatt umgeklappt, ist es nicht mehr sichtbar und damit nicht mehr gegenwärtig.
In virtuellen Meetings gilt das gleiche Prinzip. Ihr visualisiert alles Wichtige. Achtet bei der Wahl Eures Werkzeugs darauf, dass Ihr auch alles übersichtlich halten könnt. Wenn man etwas nicht findet, ist es eigentlich auch nicht da. Ich persönlich nutze meistens ein Grafiktablett und Microsoft Whiteboard. Wenn Ihr auch ein Grafiktablett nutzen wollt, achtet einfach darauf, dass es nicht zu klein ist.
Diese Lösung kommt einem Whiteboard am nächsten. Seinen Screen zu präsentieren und alles in einem Word-Dokument mitzuschreiben, ist dagegen eine sehr schlechte Idee. Die Sache wird zu einer Textwüste oder zu einem Dokumentenschlauch und verliert damit jede Übersichtlichkeit. So kann man sich das auch sparen.
Die Visualisierung dient dazu, alles Wichtige ständig präsent zu haben, und unterstützt die Struktur des Meetings. Wir machen also auch die einzelnen Phasen sichtbar.
Nach der Begrüßung und den fünf Minuten Smalltalk und Blödsinn gehen wir auf den Grund des Meetings ein. Wir sind hier, weil … und wir wollen heute entscheiden, was wir als nächstes tun.
Die erste Phase – das Verstehen – ist unsere erste Herausforderung. Wir müssen dafür sorgen, dass alle Beteiligten überhaupt in der Lage sind, eine Entscheidung zu treffen. Oft wird uns die Situation begegnen, dass einige schon sehr tief im Thema sind und sofort in die Lösungsfindung einsteigen könnten, während andere noch nicht einmal die Grundzüge verstanden haben. In dem Fall müssen wir die Schnellen natürlich bremsen. Das können wir am einfachsten tun, indem wir diese erklären lassen, worum es eigentlich geht.
Wir schließen den Part des Verstehens mit der Frage, ob es noch Verständnisfragen gibt. Sollte schon jemand in die Lösungsfindung einsteigen – sofort abwürgen und freundlich aber bestimmt klarmachen, dass wir ohne saubere Struktur wieder im Chaos enden werden.
Ist das Thema hochkomplex, müssen wir dafür sorgen, dass unsere Teilnehmer zumindest einige Kenntnisse mitbringen. Im schlimmsten Fall muss man sie vorher etwas lesen lassen, auch wenn das viele nicht tun werden. Haben wir jedoch ein sehr komplexes Problem und einige Teilnehmer, die keine Ahnung davon haben, werden wir zwei Stunden brauchen, die auf einen Stand zu bringen, sich überhaupt an einer Entscheidung beteiligen zu können.
Das ist pure Zeitverschwendung. Ich arbeite immer darauf hin, dass sich nur die Personen mit einem Thema beschäftigen, die es auch verstehen. Das kann, je nachdem, in welcher Organisation Ihr unterwegs seid – manchmal auch schwierig sein und ein längerer Prozess werden.
Im nächsten Teil dieser Miniserie (Teil 1 hier) werden wir uns die weiteren Parts eines Entscheidungsmeetings ansehen.
Kernaussagen: Jedes Meeting, das einer Entscheidungsfindung dient, benötigt eine strukturierte und methodensichere Moderation. Solche Meetings sind in fünf klar abzugrenzende Phasen unterteilt: Verstehen, Vorschläge sammeln, Bewerten, Entscheiden, nächste Schritte vereinbaren. Alles Sinnhafte ist ständig sichtbar.
Wenn Ihr mehr erfahren wollt, oder Unterstützung braucht, sprecht mich einfach an.
